Поэтапный порядок действий при государственной регистрации смены местонахождения организации (при изменении юридического адреса), в том числе в Москве и Санкт-Петербурге

Под местонахождением организации, по общему правилу, считается адрес, по которому функционирует его руководитель  (другими словами, исполнительный орган юридического лица).  

Данный адрес указывается при государственной регистрации организации в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) для целей осуществления связи с ней.

Принято называть  данный адрес юридическим, хотя в нормативных документах данный термин не получил закрепление.

Об отличительных чертах терминов «юридический адрес», «фактический адрес» и «почтовый адрес», а также об ответственности за несовпадении юридического и фактического адресов см. «Юридический адрес  не совпадает с фактическим местонахождением».

Действия до государственной регистрации изменения адреса местонахождения организации (смены  юридического адреса)

При принятии участниками (единственным участником) решения об изменении места нахождения организации ее руководитель в установленной форме должен в течение трех рабочих дней с даты утверждения решения сообщить об этом в налоговую инспекцию. 

При необходимости, вносятся соответствующие изменения о новом месте нахождения (юридическом адресе) в учредительные документы.

Таким образом, описанным далее действиям по формированию и подаче пакета документов для государственной  регистрации изменения адреса организации должны предшествовать:

1) проведение общего собрания участников общества либо принятие решения единственным участником общества об изменении места нахождения юридического лица с надлежащим оформление соответствующего протокола общего собрания (или решения единственного участника);  

2) подготовка документов, подтверждающих правомерность нахождения организации по новому адресу (договор аренды на помещение, свидетельство о праве собственности (выдавалось ранее, сейчас не выдается) или выписка из ЕГРН и т.п.). Необходимо учитывать, что договор аренды помещения, заключенный на срок более года, подлежит государственной регистрации;

3) при необходимости, подготовка в двух экземплярах устава в новой редакции, в  частности, с указанием нового адреса организации либо только населенного пункта, в котором находится компания. Обращаем внимание,  что с 2014 года указание точного адреса в уставе необязательно. Поэтому во избежание необходимости изменения устава при последующем возможном изменении места нахождения организации в пределах населенного пункта (муниципального образования) рекомендуется указать в новой версии устава только этот населенный пункт, без конкретизации адреса.   

Общие требований к государственной регистрации изменения адреса организации. Особенности Москвы и Санкт-Петербурга.

В первую очередь, необходимо обратить внимание на разный алгоритм регистрации при следующих обстоятельствах:

1) адрес организации меняется в пределах одного муниципального образования (населенного пункта); 

2)  новый адрес находится в другом муниципальном образовании.

В первом случае действует упрощенный одноэтапный порядок регистрации изменения юридического адреса, а во втором — процедура состоит из двух этапов и, соответственно, более продолжительна.

Для организаций Москвы и Санкт-Петербурга необходимо учитывать, что в данных городах федерального значения (согласно Конституции России) каждое внутригородское образование (каждый район) является самостоятельными муниципальным образованием, в границах которого осуществляется местное самоуправление. Так в Москве действует 146 муниципальных образований (125 районов и 21 поселение), в Санкт-Петербурге — 111.  

Таким образом, при переезде организации из одного района Москвы в другой даже в пределах одного административного округа будет считаться изменением адреса за пределами муниципального округа предыдущей государственной регистрации. 

Также при определении процедуры необходимых действий важно учитывать : содержит ли Устав организации ее точный адрес либо только указание на населенный пункт.

В старых версиях учредительных документах должен был быть указан полный адрес. Начиная с 2014 года в Уставе может содержаться только указание населенного пункта, в котором находится организации.

Особенности государственной регистрации  изменений адреса организации в различных описанных выше ситуациях рассмотрим более подробно.

Адрес организации меняется в пределах одного муниципального образования (например, района в Москве или в Санкт-Петербурге, городского поселения, города, муниципального района и т.п.)

При изменении юридического адреса в пределах одного муниципального образования зачастую территориальная налоговая инспекция не меняется, поэтому действует упрощенный одноэтапный порядок государственной регистрации.

Однако от того указан ли в Уставе организации полный адрес ее местонахождения или только наименование населенного пункта будет зависеть номер формы заявления в налоговую, которую необходимо заполнить,  и пакет прилагаемых необходимых документов.

В случае, если в Уставе в графе «местонахождение»  указан только город или иной населенный пункт, то заполняется форма Заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма Р14001).

Какие листы формы Р14001 заявления нужно заполнить?

При рассматриваемых обстоятельствах в форме Р14001 заполняются только:

— первый (титульный) лист;

— лист Б (указывается новый адрес)

— лист Р (указываются данные заявителя, организации и т.п.).

Другие листы формы заполнять не надо.

Скачать форму Р14001 Заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц.

ВНИМАНИЕ !  Подпись руководителя в указанной форме заявления должна быть заверена нотариусом (кроме указанного далее случая подачи документов в электронной форме).

Какие документы прилагаются к заявлению по форме 14001? 

К данному заявлению должны быть приложены:

1) протокол общего собрания участников (решение единственного участника) об изменении места нахождения юридического лица;

2) документы, подтверждающие правомерность нахождения организации по новому адресу (свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, договор аренды и т.п.). 

Государственная пошлина в данном случае не уплачивается. 

Способы извещения об изменении адреса организации

Подготовленный пакет документов может быть подан в налоговую инспекцию одним из следующих способов:

1) непосредственно в налоговую инспекцию руководителем организации либо ее представителем (на представителя необходима нотариально удостоверенная доверенность);

2) через МФЦ также либо лично руководителем, либо представителем по нотариальной доверенности;

3) по почте. В этом случае письмо должно быть с объявленной ценностью и с описью вложений. В пределах Москвы допускается использование DHL Express  или Pony Express.  

4) в электронном виде. В этом случае необходимо использовать соответствующие сервисы официального сайта ФНС :  https://www.nalog.ru

Внесение в Устав нового адреса организации 

При ситуации, когда в Уставе адрес организации конкретизирован, то необходимо будет заполнить другую форму заявления, а именно, форму Р13001 (заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица).  

В данной форме Р13001 также заполняются только:

— первый (титульный) лист;

— лист Б (указывается новый адрес)

— лист Р (указываются данные заявителя, организации и т.п.).

Другие листы формы заполнять не надо.

Скачать форму Р13001 Заявления о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица. 

ВНИМАНИЕ ! Подпись руководителя должна быть также нотариально заверена (кроме случаев, подачи документов в электронном виде).

Какие документы прилагаются к заявлению по форме 13001? 

К данному заявлению помимо указанных для предыдущего случая протокола (решения) и документов в отношении помещения также должны быть приложены дополнительные документы: 

1) протокол общего собрания участников (решение единственного участника) о внесении изменений в Устав общества (решения по вопросам об изменении места нахождения юридического лица и о внесении соответствующих изменений в Устав общества могут быть указаны в одном протоколе (решении));

2) два экземпляра Устава организации с внесенными в него изменениями адреса (во избежание необходимости изменения устава при последующем изменении места нахождения организации в пределах одного города (муниципального образования) рекомендуется указать только этот город, без конкретизации адреса);  

3) платежное поручение, квитанцию или иной документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за госрегистрацию смены места нахождения.

Внимание ! При подаче документов в электронной форме уплачивать государственную пошлину не нужно.

Варианты способов подачи данного пакета документов аналогичны указанным для предыдущего случая.       

 

Организация переезжает по адресу другого муниципального образования (в другой район Москвы или Санкт-Петербурга, в другой город, городское поселение, муниципальный район и т.п.)

Для случаев переезда организации (вернее офиса ее директора) в другой город, поселение, муниципальный район, а для Москвы и Санк-Петербурга в другое муниципальный район, установлена двухэтапная процедура государственной регистрации изменения места нахождения.

Первый этап — извещение налоговой инспекции по старому (предыдущему) адресу местонахождения организации. 

На первом этапе, в течение трех дней с момента принятия  общим собранием участником (или единственным участником) решения о смене места нахождения организации должна быть уведомлена налоговая инспекция по месту предыдущей регистрации юридического лица.

Для этого заполняется Заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма Р14001).

 В описываемой ситуации в форме Р14001 заполняются только:

 — первый (титульный) лист;

 — лист Б (указывается новый адрес)

 — лист Р (указываются данные заявителя, организации и т.п.).

  Другие листы формы заполнять не надо.

Скачать форму Р14001 Заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц. 

ВНИМАНИЕ ! Подпись руководителя в указанно форме заявления должна быть заверена нотариусом (кроме указанного далее случая подачи документов в электронной форме).

К данному заявлению должны быть приложен протокол общего собрания участников (решение единственного участника) об изменении места нахождения юридического лица.

Варианты способов подачи пакета документов аналогичны описанным в предыдущем параграфе.

Получив данный пакет документов налоговая инспекция вносит запись в ЕГРЮЛ о том, что юридическим лицом принято решение об изменении места нахождения. Обращаем внимание, что это только запись о принятом решении, а не информация об изменении места нахождения организации

На этом первый этап закончен.

Второй этап — предоставление пакета документов в налоговую инспекцию по новому адресу местонахождения организации. 

На втором этапе, но не ранее чем через 20 дней с момента внесения в ЕГРЮЛ указанных выше сведений о принятом решении о смене местонахождения организации, подается следующий пакет документов в налоговую инспекцию по новому юридическому адресу: 

1) Заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (форма Р13001) ЛИБО заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма Р14001).

Выбор формы заявления будет зависеть от того, будут ли вноситься изменения в Устав организации.

ВНИМАНИЕ ! Подпись руководителя в любом из указанных выше случаев подлежит нотариальному заверению (кроме случаев подачи пакета документов в электронном виде).

Скачать форму Р13001 Заявления о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица. 

2) Документы, подтверждающие правомерность нахождения организации по новому адресу (свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, договор аренды и т.п.). 

Кроме того, если подается заявление по форме Р13001, то к нему должны быть помимо указанных выше документов приложены дополнительно: 

3) протокол общего собрания участников (решение единственного участника) о внесении изменений в Устав общества;

4) два экземпляра Устава организации с внесенными в него изменениями адреса;  

5) документы, подтверждающий оплату государственной пошлины за регистрацию смены места нахождения организации (При подаче документов в электронной форме уплачивать государственную пошлину не нужно).

Внимание ! В случае объединения функций регистратора в одной налоговой инспекции (например, в Москве в МИФНС №46) оба заявления на обоих указанных выше этапах подаются в эту инспекцию !  

При отсутствии замечаний к представленному пакету документов через 5 рабочих дней налоговая инспекция вносит изменения в ЕГРЮЛ о новом юридическом адресе организации и выдает ее уполномоченному представителю подтверждающие документы (лист записи ЕГРЮЛ, а при изменений устава, также один экземпляр новой редакции устава с отметкой регистрирующего органа). 

Получить данные документы может либо руководитель организации либо ее представитель (на представителя необходима нотариально удостоверенная доверенность). Документы могут быть направлены по почте.

Внимание ! После государственном регистрации в ЕГРЮЛ нового адреса организации не забудьте уведомить об этом банки (кредитные организации), в которых открыты счета организации, а также ее контрагентов.

Александр Лавров, эксперт по налоговому праву Научно-исследовательского института правовых экспертиз и комплексных исследований, Эл.адрес: info@niilex.ru